Het nieuwe normaal: optimaal en maximaal digitaal

Geplaatst op: 1-10-2020 door Harald van Leeuwen
Harald van Leeuwen  Harald van Leeuwen

De visie van EIC op ICT tijdens de coronacrisis en de effecten op lange termijn

Corona houdt ons alweer een half jaar bezig. Veel is er over geschreven en hoe je het ook wendt of keert, deze crisis lijkt een blijvend effect te hebben. Deze tijd dwingt ons anders naar ons vak te kijken en we zien die noodzaak ook bij onze klanten. Juist nu blijken wendbare, goed ingerichte ICT-voorzieningen op maat van de eindgebruiker essentieel. In dit artikel nemen we je graag mee naar het nieuwe normaal en laten je zien welke stappen jij kunt zetten.

Knappe prestatie

Afgelopen maart was daar plots een nieuwe werkelijkheid. De ene dag reden we nog in de spits van kantoor naar huis, de volgende dag werkten we verplicht aan de keukentafel. Dat heeft menig manager slapeloze nachten opgeleverd. Hoe ga ik in vredesnaam het team aansturen? Is de techniek er wel op berekend? Wat doet dit met de medewerkers? Gelukkig is de mens inventief en flexibel en dat geldt zeker in tijden van crisis. Online werkvormen via Teams, Skype of Zoom werden bedacht, innovatieprojecten versneld en leveranciers als Microsoft zetten vol in op het opschalen van de achterliggende infrastructuur. Een paar weken later was zelfs de meest doorgewinterde kantoorbewoner al redelijk gewend aan de nieuwe situatie en konden we thuis al hetzelfde als op kantoor. Een heel knappe prestatie van al die hard werkende professionals! 

Impact op de organisatie

Wij constateren dat de impact van het thuiswerken van bedrijf tot bedrijf verschilt. Voor een aantal organisaties was het al ‘business as usual’ en waren processen als security en beschikbaarheid er volledig op afgestemd. Voor meer traditionele organisaties was de schok groter. Het werken met een virtueel kantoor verspreid over groot geografisch gebied doet een groot beroep op zelfstandigheid van medewerkers en management en dat was best even wennen. Het vergt ook meer focus op security. Waar je gevoelsmatig je apparatuur op kantoor nog goed kunt beschermen met firewalls en andere voorzieningen, moet je remote ineens vertrouwen op goed geïmplementeerde beleidsmaatregelen.

Wendbare ICT 

Bedrijven die het (inmiddels al niet meer zo) nieuwe werken al eerder hadden omarmd hadden een duidelijke voorsprong. Ze bleken beter bestand tegen schokken van buitenaf. Niet alleen in technische zin, maar ook in de organisatie van het werk. Wat ons betreft is dat de belangrijkste les van de afgelopen tijd. Als je je ICT wendbaar hebt ingericht, ben je als organisatie veel minder kwetsbaar. Inmiddels zien vrijwel alle organisaties de noodzaak om de bedrijfsvoering flexibel in te richten en staat ICT prominent op de strategische agenda, ook bij bedrijven waar dat voorheen nog niet het geval was.

Impact op de medewerker

Ook de manier waarop werknemers omgaan met de nieuwe situatie verschilt. Waar de een het heerlijk vindt om niet meer elke dag in de auto te stappen en plaats te nemen in de kantoortuin, komen bij een ander de muren soms op hem of haar af. Het praatje bij het koffieapparaat, het informele collegiale overleg en het broodje haring op vrijdag; het blijkt tevreden medewerkers op te leveren. Bovendien helpt het enorm om zaken makkelijker te regelen. Een goede werkplek is dus overduidelijk niet het enige dat telt. 

Van evolutie naar revolutie

In onze visie keren we niet meer terug naar het oude normaal. Veel van de ontwikkelingen die we nu zien, zaten er al vele jaren aan te komen. Waar er eerder sprake was van evolutie, zorgt de crisis voor een ware revolutie. Oplossingen als thuiswerken zullen voortaan ingezet worden om de grote problemen van deze tijd op te lossen. Denk aan combinaties van zorg en werken, milieuproblematiek maar ook krapte op de woningmarkt. Waar de combinatie werken in Amsterdam en wonen in Friesland eerst niet voor hand lag, is dat ineens zo gek niet meer als je enkele dagen per week thuis kunt werken.

Maximaal en optimaal digitaal

Het nieuwe normaal vraagt om een nieuwe visie op werk en die is wat ons betreft maximaal en optimaal digitaal. Maximaal omdat je daarmee rekening kunt houden met alle onvoorziene omstandigheden maar ook zeker optimaal omdat je daarmee de flexibiliteit bereikt die een moderne organisatie nodig heeft. Optimaal betekent dat de medewerker centraal staat. Hoe kan hij of zij zo zijn werk doen dat maximale waarde aan de organisatie wordt toegevoegd?

Samenwerken door specialisten

Dit optimum bereik je door specialisten met elkaar te laten samenwerken. De werkplek wordt niet alleen ontworpen door de ICT-consultant, maar hij betrekt ook de gebruikers erbij zoals de zorgverlener, monteur of de medewerker buitendienst. Zij hebben de domeinkennis en weten wat ze nodig hebben. Zo ontstaat de ideale werkplek die maximaal is afgestemd op de eindgebruiker, veilig is en bovendien door IT optimaal beheerd kan worden. ICT heeft hiermee een uitgelezen kans om nog nauwer aan te sluiten op de organisatie en te helpen bij de uitdagingen waar die organisatie voor staat, zoals het terugdringen van medicatiefouten of het verkorten van de wachttijd voor burgers.

Niet simpelweg kopiëren

Het nieuwe normaal gaat verder dan het simpelweg vertalen van de oude kantoormanieren naar de nieuwe situatie. Dit is het moment om een visie te ontwikkelen op verdere digitalisering van werk. Hoe? Laat alle niveaus in organisaties met elkaar het gesprek aan gaan, van werkvloer tot directie en vanuit alle functionele domeinen. Hoe kunnen we ons werk met gebruik van ICT zo inrichten dat het voor alle partijen optimaal is? Hoe zorgen we ervoor dat we ons werk kunnen doen waar en hoe we dat maar willen?

Sociaal wezen

De mens is een sociaal wezen. Voor de meeste werknemers is het sociale contact wezenlijk onderdeel van het werk en veel zaken gaan makkelijker als je bij elkaar zit. We zien nu al dat veel organisaties het kantoor een andere functie geven en wij verwachten dat die trend doorzet. Het kantoor wordt een ontmoetings- en samenwerkplek waar je (en het is wat modieus geformuleerd) ‘quality time’ doorbrengt met je collega’s. Maar ook je werkplek moet optimale communicatie met je collega’s op een goede en veilige manier faciliteren.

Oplossingen vanuit functioneel perspectief

Kern van ons betoog is dat juist nu het moment is om oplossingen te bedenken vanuit functioneel perspectief. Bevraag de medewerker en kijk wat hij of zij nodig heeft zodat de uiteindelijke oplossingen ook omarmd worden en er echt sprake is van adoptie van de nieuwe manier van werken. Zorg ook dat de medewerker uit de voeten kan met het gereedschap dat je aanbiedt. Dat is deels een kwestie van ontwerp maar ook training hoort daarbij zodat de medewerker vaardig is. Dat je vervolgens natuurlijk alle randvoorwaarden rondom beveiliging en beschikbaarheid goed inregelt spreekt voor zich, maar voor de medewerker moet dat de gewoonste zaak van de wereld zijn. 

EIC in het nieuwe normaal

Als EIC sorteren we al geruime tijd voor op dit nieuwe normaal dat voor ons al ruim voor corona begon. Een mooi voorbeeld is onze Klix-werkplek. Maar het vormt ook de kern van ons aannamebeleid. Niet alleen de supertechneut is welkom bij EIC maar ook de meer functioneel gerichte professional heeft duidelijk zijn plek. Juist door deze mix kunnen we je als klant helpen met vraagstukken die verder gaan dan de zuiver technische realisatie van een optimale omgeving. Onze vraag aan jou is: wat is jouw uitdaging en hoe kunnen we jou daarbij helpen? Veel organisaties staan voor grote uitdagingen en wij zijn ervan overtuigd dat je van deze uitdagingen kansen kunt maken waar je een volgende stap mee kunt zetten, juist nu.