Een simpel smoelenboek met Delve en SharePoint Online

Geplaatst op: 8-01-2018 door Harald van Leeuwen

Veel organisaties met een Office 365 abonnement beschikken over alle componenten om snel en eenvoudig veel voorkomende functionaliteit te realiseren. In dit blog beschrijven we hoe je op een simpele wijze een smoelenboek kunt realiseren zonder het schrijven van code. Met een beetje goede wil heb je de oplossing binnen tien minuten draaiend.

Smoelenboek

Je hebt een mooie teamsite op SharePoint Online. Je gedeelde documenten zijn beschikbaar, verjaardagen van collega’s inzichtelijk (zodat je je van je meest attente kant kunt laten zien) maar nu wil je ook nog eens een handig overzicht genereren van al je collega’s. Bovendien is het wel handig om dan gelijk wat meer informatie over ze te krijgen. Waar zijn ze op dit moment mee bezig? Je raadt het al, we hebben het hier over het befaamde of vermaledijde smoelenboek.  

De uitdaging

Nu is de uitdaging van een smoelenboek om te zorgen dat de informatie actueel blijft. Je wilt dat dus bij voorkeur niet centraal bijhouden vanuit een HR-afdeling. Sterker nog, misschien heb je niet eens een HR-afdeling. Wat is dan de beste optie? Simpel, iedereen houdt gewoon zijn of haar eigen pagina bij zoals dat ook op LinkedIn of FaceBook gebeurt. Maar hoe realiseer je zoiets eenvoudig zonder uitgebreid ontwikkeltraject of verregaande implemantatie?

Delve en SharePoint online app

Microsoft Delve  is een toepassing binnen Office 365 om informatie op een slimme manier te organiseren en inzichtelijk te maken. Hiervoor wordt onder andere informatie gebruikt uit het profiel van de gebruiker en precies die functionaliteit gaan we ook gebruiken om het smoelenboek te realiseren.

Wat heb je nodig?

Voordat we aan de slag kunnen is het goed om eerst te controleren of je  abonnement recht geeft op gebruik van Delve. Op de supportpagina’s van Microsoft kun je precies zien of je gebruik mag maken van Delve. Daarnaast moet je voldoende rechten hebben op de website om apps toe te kunnen voegen en pagina’s aan te maken op een SharePoint Online site.

De stappen

Onderstaande stappen gaan uit van het meest eenvoudige scenario: plaats de app op een lege site. In de praktijk zijn er natuurlijk legio variaties denkbaar maar dit geeft wel een beeld van de volgorde der dingen.

De volgende stappen zijn noodzakelijk om de app te laten draaien in je Sharepoint Online omgeving:

  1. Voeg app toe aan de site
  2. Voeg de app toe aan een pagina
  3. Configureer de app
  4. Controleer het resultaat

Stap 1: Voeg een app toe aan de site
We beginnen met installatie van de app die de gebruikersprofielen toont en die we gaan gebruiken als vertrekpunt.

Klik op het tandwiel en kies voor Add an app.

Klik op SharePoint Store om de SharePoinn app store te openen.

In het zoekvenster type je ‘employee directory’ en toetst vervolgens <ENTER>.

Selecteer de gratis versie van Employee Directory

Klik Add It.

Geef de app toestemming om de nodige informatie te benaderen. De app wordt nu toegevoegd aan de site.

Stap 2: voeg de app toe aan een pagina
In deze stap gaan we de app toevoegen aan de voorpagina van de site. Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen om een nieuwe pagina aan te maken en daar de app aan toe te voegen.

Klik weer op het tandwiel en kies voor Edit Page. De pagina wordt nu in edit modus geplaatst.

Klik binnen het kader waaraan je de app wilt toevoegen en selecteer het tabblad ‘Insert’ en klik op Web Part.

Selecteer Employee Directory en klik op Add. De app wordt nu toegevoegd aan de pagina.

Stap 3: configureer de app
Vervolgens ga je naar de properties van de web part door op het drop-down-pijltje te klikken en te kiezen voor ‘Edit Web Part’.

De verschillende eigenschappen kunnen nu worden aangepast. In dit voorbeeld beperken we ons tot het uitsluiten van de het account ‘Admin’.  Open het onderste paneel genaamd custom properties.

Typ na de eventueel al aanwezige uitsluitingen een “,” (komma) en vervolgens Admin.

Klik op op OK en bekijk het resultaat. Op deze wijze kan de lijst gefilterd worden op eventueel aanwezige systeemaccounts.

Klik tenslotte op de Save button in het lint. De pagina wordt nu geopend in normale modus.

Stap 4: controleer het resultaat
De pagina toont nu een overzicht van alle account voor zover ze natuurlijk niet worden gefilterd. Controleer de werking door op een van de items in de lijst te klikken. Je wordt nu naar Delve geleid waar je het uitgebreide profiel te bekijken.

Nadat de oplossing operationeel is komt natuurlijk nog de belangrijkste stap: het actualiseren van de data. De medewerker kan daarvoor in delve op “Ik” klikken.

Vervolgens kan de medewerker via de knop Profiel bijwerken allerhande informatie over zichzelf kwijt. Indien dat niet het geval is kan men hier ook een profielfoto uploaden. De toegevoegde informatie wordt opgeslagen in het Sharepoint gebruikersprofiel.

Conclusie

Met SharePoint online en Delve is het een fluitje van een cent om een eenvoudig onderhoudbaar smoelenboek te realiseren. Voor middelgrote organisaties volstaat de gratis app, voor grotere organisaties wil je waarschijnlijk meer mogelijkheden om de informatie te filteren en dan voldoet de gratis app niet meer.

Nieuwsbrief Aanmelden

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van de laatste trends en events.